La tecnología de la información ha dejado de ser un diferencial, para convertirse en un recurso prácticamente obligatorio para mantener la sostenibilidad de una empresa, independiente del seguimiento a que pertenezca.
Por lo tanto, antes de definir el presupuesto de TI, conviene tener en cuenta que no estamos hablando de costos, gastos, sino en un activo que genera resultados o que ayuda a acelerar los procesos de cualquier organización.
Después de todo, una gestión eficiente depende de una tecnología competitiva, capaz de atender el volumen de demandas e informaciones, por lo tanto, mantener los procesos en orden garantiza el mejor aprovechamiento de su inversión y garante una mejor productividad.
Y es ahí, donde entra el buen y viejo presupuesto de TI, que en un primer momento puede parecer un desafío muy complejo, pero que con algunos direccionamientos, y siempre alineando los recursos y servicios tecnológicos con los objetivos estratégicos del negocio, es posible pensarlo a medio y largo plazo, prever inversiones y controlar los resultados.
¿Y por qué es tan importante así?
Así, la elaboración de un presupuesto de TI junto con la gestión de proyectos puede ayudar a tener una visión más amplia de la previsibilidad financiera.
Al mismo tiempo, es posible optimizar los recursos, anticipar problemas como la renovación de licencias, capturar y almacenar información relevante sobre la infraestructura de la empresa, y permite gestionar mejor todos los costos e inversiones y recortar gastos innecesarios.
Además, todo el mundo está cansado de saber cuáles son los beneficios ofrecidos por la tecnología y mejor; como puede impulsar los resultados de cualquier negocio.
Estas ventajas, sin embargo, vienen acompañadas de un costo y deben ir precedidas por inversiones. Por lo tanto, un buen presupuesto de TI es fundamental para garantizar que los recursos se asignen de la mejor manera posible.
En otras palabras, el presupuesto de TI es la única manera de garantizar el uso racional de la capacidad financiera de una empresa cuando el asunto es la tecnología.
Pensando en eso, vamos a contar un poco más sobre la importancia de esta herramienta y cómo hacerlo. ¡Viene con nosotros y buena lectura!
No se pierda: analice el panorama actual.
Antes de empezar a pensar en el presupuesto futuro, usted necesita entender el contexto actual.
Tenga en la punta del lápiz exactamente todo lo que fue gastado en el último año, qué áreas o equipos demandan más inversión, cuántas personas trabajan en el equipo de TI y soporte, etc.
Evalúe la necesidad de cambio de equipos/activos e identifique aquellos que están siendo poco utilizados, conozca los puntos fuertes, los puntos débiles y todo lo que necesita ser mejorado y, finalmente, usted puede comenzar a planificar su presupuesto.
No pierda de vista la asignación de recursos y mano de obra.
Esta parte demanda gran cuidado, pues usted necesitará concentrarse para planificar la asignación de recursos y mano de obra de la manera más efectiva posible, por lo que revise sus proyectos a realizar para calcular la cantidad de personal que sea ideal para el servicio.
Planifique para corto, mediano y largo plazo la adquisición de equipos y softwares, así como la sustitución de los antiguos.
No deje de pensar la posibilidad de levantar algún dinero vendiendo algunos de los artículos ya usados.
Incluya su equipo en la operación.
Usted no necesita ser un lobo solitario y seguramente necesita contar con el apoyo de su equipo para mantener los gastos dentro del presupuesto de la organización o departamento.
Por eso, tenga una conversación franca con sus colaboradores y con funcionarios de otras áreas y explique con claridad cuál es el presupuesto disponible, involucrándolos, dialogue, procure concientizarse, sobre la importancia del uso consciente de los recursos y equipos propiamente dichos, energía , dinero, etc.
Revise las cuentas de servicios de TI.
Muchas empresas contratan servicios de TI, como telefonía, internet o planes de datos móviles y cometen el error de no acompañar los gastos de esas cuentas, si su organización es una de ellas, está más que a la hora de controlar esos recursos que pueden representar una parcela muy alta de los gastos de TI y necesitan ser urgentemente monitoreados.
Haga una auditoría en los gastos y verifique si todo lo que está contratado es realmente necesario y está siendo utilizado a satisfacción.
En la mayoría de las veces, descubrirá que es posible eliminar los gastos cortando elementos que están ociosos.
Acompañe constantemente el presupuesto.
Con el presupuesto en manos, elabore rutinas y procedimientos de seguimiento constante, periódico.
Es eficiente en este seguimiento y no deje para verificar los gastos después de varias semanas, meses o hasta peor, sólo al final del año, cuanto más rápido usted percibe eventuales desvíos, mayores serán las posibilidades de reajustar los gastos y mantenerse dentro de la planificación.
Recuerde: es muy importante gestionar el presupuesto de una manera que el sector sea visto como una inversión y no como un generador de costos.
Es con planificación y control de presupuesto que los gestores de TI logran ofrecer servicios más eficientes y así contribuir a la elevación de la competitividad empresarial.
Y, haciendo esto, también logran que el departamento sea visto de una forma más estratégica por los otros sectores de la corporación, incluso por la alta gerencia.
Por lo tanto, es necesario que la iniciativa de planear y actuar más estratégicamente entre el departamento de TI (gerente y equipo trabajando juntos para demostrar valor y entregar valor perceptible).
Los líderes de negocio saben que necesitan más apoyo tecnológico, pero a menudo no paran para reflexionar sobre cuán importante es invertir en recursos tecnológicos.
Para concluir: hacer un buen presupuesto de TI requiere un análisis crítico de las finanzas del sector, planificación, diálogo y gestión.
¿Cómo se realiza el presupuesto de TI en su organización? ¿Todavía queda alguna duda sobre los beneficios de esta práctica? ¡Esperamos que no, porque ahora está contigo!