Sabemos lo difícil y duro que es conseguir un lugar al sol en un mercado tan competitivo y con consumidores cada vez más exigentes y esto es una realidad presente en todos los sectores de la economía.
Cuando su negocio está en esta etapa inicial de construcción es común que todos tengan diferentes responsabilidades, después de todo la atención se centra en la ejecutación, lanzar el producto tan pronto como sea posible y ganar los primeros clientes.
Pero una vez superada esta primera fase de mucha lucha y evolución, mantener esta conformación inicial no estructurada puede ser un verdadero “tiro en el pie”, que sin duda con el tiempo va a limitar el crecimiento de su empresa.
¿Y cómo saber cuándo tomar el siguiente paso? ¿Cómo saber que es hora de invertir en herramientas y infraestructura que hará que su equipo de soporte sea más eficiente y productivo?
Las respuestas son más fáciles de encontrar de lo que piensa…
Analice los siguientes puntos; si en su empresa encuentra alguno, incluso más de uno, entonces usted tiene un gran indicador de que su organización está atendiendo con una baja calidad de gestión, lo que sin duda dará lugar a problemas en relación al cliente en algún momento:
→ El conejo frente a la tortuga: su empresa no puede seguir el ritmo de la competencia
Si su empresa es rehén de procesos y sistemas anticuados, mientras que su competencia está ahorrando dinero, recursos y tiempo con un sistema más moderno, significa que usted está perdiendo.
Si su empresa no sigue las innovaciones tecnológicas que surgen casi a diario, se quedará atrás.
Un buen sistema sea de atendimiento o cualquier otro, ayuda a que el empresario en esta carrera, ya que permite a la empresa tener todas sus operaciones integradas en un solo lugar y por lo tanto permite inclusive apoyar la toma de decisiones de gestión.
Además, el sistema crea una gestión empresarial más profesional, por lo que es posible prever escenarios negativos, optimizar los recursos y mejorar las posibilidades de éxito de una organización.
Hojas de cálculo y más hojas, papel, anotaciones a todos lados y ¿Los emails? Acumulando…
Tiene una gran relación con el punto anterior, porque tener información dispersa en diferentes lugares o incluso múltiples sistemas es una pérdida de tiempo para su equipo …
Pero también es un gran problema para el atendimiento y soporte a los clientes porque nadie tiene una visión única de la historia del cliente con su empresa.
Si esto sucede, es seguro decir que su empresa necesita desesperadamente un sistema unificado de información, esto reduz a cero cualquier posibilidad de tener información duplicada.
Al hacerlo, implementar toda la base de datos de clientes e histórico en un solo lugar evita la pérdida de información importante y hace que el acceso sea casi inmediato a lo que realmente importa.
→ Oh, dolor de cabeza: desorganización en los procesos internos.
El servicio es lento, falta de coincidencia de la información, promesas no realizadas, y cuando menos te lo esperas, la típica montaña de papel está otra vez en su escritorio.
Si ve su realidad aquí, por desgracia se enfrenta a problemas de organización en el proceso de atendimiento, lo que genera todo este nivel de estrés innecesario, baja eficiencia en el trabajo y desgastea al cliente.
→ Del 1 al 0: estancamiento de la productividad.
Si usted siente que la carga de trabajo sólo aumenta, pero no en condiciones suficientes para hacer nuevas contrataciones y para empeorar la formación no parece tener efecto sobre la eficiencia de los agentes, otra señal de que está en serios problemas.
Pero no hay necesidad de pánico, esta situación es más común de lo que piensa y no sólo le afecta a usted, sino que a muchas empresas.
Y seguramente debe estar preguntándose, pero después de todo, ¿Dónde podría estar el problema?
La respuesta puede estar relacionada con la falta de métricas y mediciones de trabajo, junto con la falta de centralización de la información (fíjese, una cosa lleva a la otra).
Sume a todo esto la ineficiencia del proceso, donde un simple servicio tarda mucho tiempo por falta de información accesible de forma rápida, entonces tenemos un panorama sombrío.
→ Si no se puede medir, ni evaluar, entonces tampoco mejorar
El gran temor de muchas empresas es pensar que está haciendo todo bien, mientras que el cliente piensa todo lo contrario.
La falta de capacidad de medición es uno de los principales factores que causan la imposibilidad de la evolución del área de soporte, necesita de un sistema de gestión para cambiar esta imagen.
Si su negocio se encuentra una de estas situaciones no se preocupe, después de todo Milldesk existe precisamente para eso.
Con nuestro sistema de mesa de ayuda usted puede ganar agilidad de servicio, organización de la información, medición de la capacidad y generación de informes de gestión, lo que proporciona una mayor satisfacción de los clientes, le permite tomar decisiones enfocadas y precisas y claro, le ahorra tiempo y dinero.
¡Lo que hacer ya sabe, el resto va por su cuenta! 😉