Las ventajas de hacer una gestión de activos de TI eficaz!

Hombres en la mesa con sus notebooks, gestión de activos de TI.

Uno de los grandes desafíos de una empresa de TI es proporcionar una gestión de activos de tecnología de forma eficiente y que genere retorno con la identificación, control y mantenimiento de los recursos tecnológicos de una organización.

De forma adecuada, permite una reducción de costos relacionados con la infraestructura de negocio y de TI. Los softwares pueden ayudar en el inventario de forma automatizada, como el Invnet de Milldesk. 

Una gestión de activos eficaz permite tanto el control junto a la infraestructura física, con la prevención de extravíos, robos y pérdidas de los equipos como con el control vía software, analizando y evitando la utilización de productos de software sin licencia y obsoletos, además de los propios equipos en si.

Esto tiene un impacto directo en la productividad y los resultados del negocio, ayudando a reducir costos ya mantener la calidad del trabajo. 

Y usted, ¿quiere saber más sobre cómo hacer una gestión de activos de TI eficiente? ¡Continúe acompañando nuestra publicación! 

Gif CPU de la computadora, gestión de activos de TI.

Puntos clave para una gestión de activos de TI 

Una gestión de activos de TI tiene como responsabilidad principal cuidar de todos los componentes relacionados con la Tecnología de la Información dentro de la empresa, ya sean físicos o no.

Este cuidado pasa desde saber cómo se están utilizando hasta los detalles más importantes de la seguridad de la información, eso incluye la homologación de softwares que pueden ser usados ​​sin que haya fallas de seguridad.

Algunos puntos que son importantes para una gestión de activos de TI se enumeran a continuación:

1. Haga la organización y asignación de sus activos de TI.

El punto principal de cualquier gestión de activos de TI es entender y organizar todos los componentes que componen el sector.

Saber los detalles de quiénes son los usuarios de los sistemas, de los equipos y donde están ubicados en cada departamento, son informaciones valiosas para la gestión de TI. 

Esta organización y mapeo debe contener también las correlaciones entre los equipos, áreas y empleados, teniendo en cuenta la infraestructura general de la gestión de TI.

Un punto importante es la consistencia de la información a la que se está colocando en el inventario de activos. 

La estructura y la organización de los recursos de tecnología deben estar alineados con la estrategia de la empresa, manteniendo la información reunida de forma consistente y que tenga sentido para la gestión de activos de TI. 

>> Más información: ¿Su empresa mejora la atención al cliente con la experiencia del competidor?

2. Promueva la interconexión de los datos.

Reunir la información y mantener los datos alineados es importante para que haya una gestión realmente efectiva, principalmente cuando se utiliza una herramienta help desk en el inventario de los activos, como el Invnet de Milldesk.

Las ganancias al utilizar este tipo de herramienta son grandes y tiene como principal pilar el control real y de forma automatizada. 

Hacer que la información sea útil y accesible es también una gran forma de ganar este tipo de integración entre los datos, pues se ahorra tiempo y trabajo de todo el equipo.

Un buen ejemplo es relacionar una falla o algún ticket abierto del equipo de soporte con algún activo de hardware, promoviendo así más informaciones para el equipo y más datos del histórico que darán base a las decisiones del equipo de gerencia. 

>> Más información: Cultura de atención al cliente: ¿Su empresa aún no tiene una?

3. Acompañar el ciclo de vida y automatizar algunas acciones 

Tanto el hardware como el software, los activos de TI tienen un ciclo de vida que recorre varias etapas de su utilización.

El ciclo de vida y las etapas de los activos son óptimas formas de controlar el uso más eficiente, principalmente cuando hay algún cambio de etapa.

En estos cambios, el sistema es informado de que se generan datos como el motivo, la fecha, la hora. 

La automatización también va más allá del control del ciclo de vida, con la automatización de las alertas y del control de una serie de acciones que debe estar orientada a la disminución de fallas que puedan afectar la usabilidad de los activos.

Esta automatización también puede ser utilizada en la prevención de fallas, como por ejemplo, al alertar al gerente del área sobre el plazo próximo para el vencimiento de alguna licencia. 

>> Más información: Profesional de Help desk: ¡esta charla es con usted!

Gif Niño haciendo signo positivo, gestión de activos de TI.

Una herramienta de help desk en la gestión de activos de TI.

Con la gestión de activos de TI, el monitoreo de la infraestructura y el acceso a las posibles fallas de arquitectura y pérdidas de rendimiento se hacen más fáciles debido al acceso a la información.

Los beneficios de la integración de los datos en la gestión de activos de TI son diversos, desde una mejor atención al cliente hasta el beneficio en la gestión como un todo, con decisiones más asertivas. 

Invnet de Milldesk es un buen ejemplo de un buen software para la gestión de activos de TI.

Permite el inventario de hardware y software, generándose de forma automatizada, promoviendo una reducción de costos y eficiencia en la gestión de tecnología.

También permite el control de cada punto de la red a través de informes de inventario, sin que haya necesidad de visitar cada sitio físicamente. 

>> Más información: ¿Cómo el catálogo de servicios ayuda al Help Desk?

Próximos pasos…

Tener una buena gestión de activos de TI permite que el área se vuelva más eficiente y eficaz como un todo, principalmente para un mejor control y aplicación de la automatización para mejorar los indicadores de esta gestión.

Un buen software de gestión de TI puede ayudar y mejorar este control como un todo, como el Invnet de Milldesk. 

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¿Su empresa mejora la atención al cliente con la experiencia del competidor?

El concepto de Benchmarking, parte del principio de aprendizaje a partir de los errores y aciertos de los demás, comparándolos con las prácticas y aplicaciones de otras empresas para fortalecer todo el instrumento de gestión empresarial.

Además, el Benchmarking también puede ser utilizado en la evolución de la atención al cliente para mejorar los aspectos del negocio principal. 

En el área de atención al cliente, por ejemplo, es importante mantener constante la búsqueda por el perfeccionamiento de los procesos de la empresa.

Por lo tanto, es posible aprender de la competencia y potenciar sus resultados a partir del análisis de las estrategias utilizadas por los competidores, haciendo un análisis de los puntos positivos y de los que pueden mejorarse y aún más. 

¿Y usted, quiere saber más sobre cómo mejorar la atención al cliente con la experiencia del competidor? ¡Continúe acompañando nuestra publicación! 

Mujer hablando Lets go gif. Atención al cliente.

La importancia de la mejora continua en la atención al cliente 

Es muy importante mantener la búsqueda por la mejora continua en todo el proceso de atención al cliente, principalmente manteniendo el foco en el consumidor y en sus cambios de comportamiento ante las empresas y sus experiencias positivas. 

Este comportamiento es natural en un mercado en el que las opciones se vuelven cada vez más disponibles y el consumidor es cada vez más exigente en cuanto a su experiencia en el uso del producto en sí.

La experiencia positiva del usuario es un importante punto en la atención al cliente, principalmente cuando la empresa busca satisfacer los deseos que este demanda. 

Una gran forma de mantener el soporte al usuario con un aumento de productividad y eficiencia es mantener siempre la mirada atenta a las lecciones aprendidas con la competencia, con el concepto del Benchmarking y la mejora continua del proceso de atención al cliente. 

>> Más información: ¿Cómo el catálogo de servicios ayuda al Help Desk?

Hombre disfrazado de capitán américa animando gif. Atención al cliente.

El Benchmarking para el servicio al cliente 

El Benchmarking es muy importante para la atención al cliente por permitir el aprendizaje a partir de los errores y aciertos de los competidores, ya sean directos o indirectos.

Esto permite la comparación de los procesos de un cierto grupo de competidores, evaluando sus sectores de atención al cliente y permitiendo descubrir cómo mejorar su atención al cliente y los aspectos del negocio. 

Es importante también entender que el Benchmarking no se trata sólo de copiar lo que la competencia está haciendo, sino de evaluarlos en todos sus éxitos y fallas.

Esto promueve, por ejemplo, el aprendizaje de las consecuencias positivas y negativas de acciones ya tomadas, llevando la toma de decisión más asertiva por parte de la gestión y de los propios asistentes. 

Algunas lecciones de cómo realizar un Benchmarking positivo y que agregue valor a su negocio son importantes y se describen a continuación.

1. Conozca a sus competidores.

Para realizar una comparación efectiva, es necesario conocer su competencia y por eso es que esta es la primera lección que se muestra. Estos competidores pueden estar separados en hasta tres grupos: 

Los competidores directos, que están disputando el mismo mercado que su empresa y que tienen el mismo público objetivo, además de ofrecer un producto similar; 

Competidores secundarios, que ofrecen una versión más alta o más baja de su producto; 

Los competidores terciarios, que sólo poseen productos que se asemejan o aproximan su mercado consumidor sin estar relacionados directamente. 

2. Haga el papel de cliente por un día y sepa de cerca cómo la competencia lo trata 

No basta con hacer búsquedas y leer relatos – para conocer de verdad a sus competidores y hacer un Benchmarking eficiente es necesario hacerse pasar por uno de sus clientes y tener sus propias conclusiones sobre la atención al cliente, desde lo que puede cautivarlos hasta lo que puede alejarlos. 

En esas horas se percibe los detalles importantes y se pueden comparar los métodos para potenciar los resultados de la empresa. La experiencia del competidor es preponderante en esta lección, mostrando que es posible aprender de la competencia. 

>> Más información: 13 razones para que su empresa retenga clientes de Help Desk.

3. Comparar los resultados positivos y negativos de la competencia.

Algunas veces después de conocer a los competidores y entender cómo funciona el sector de atención al cliente se pueden obtener diversos detalles importantes del Benchmarking, además de entender realmente cómo las acciones de la competencia pueden influenciar a los clientes.

Pero la gran cuestión es si todo el esfuerzo está generando resultados, y la forma de saber esto es comparando los resultados y la salud financiera de los competidores. 

Varios números importantes para la empresa pueden decir bastante de su sector de atención al cliente, principalmente sobre la eficiencia de los costos con publicidad y marketing, además de su atención al cliente.

Saber que la competencia utiliza su dinero de forma más eficiente que su empresa puede ser una gran señal para realizar algunos cambios. 

>> Más información: Un poco sobre métricas para inversiones en TI: TCO y ROI!

4. Comprender el Benchmarking y buscar mejoras en el proceso.

Más que simplemente conocer la competencia y sus sectores de atención al cliente, es importante obtener análisis eficaces de estos competidores y saber cómo su empresa va a garantizar su ganancia en el mercado y encantar a sus clientes de la manera correcta.

La mejora del proceso de atención al cliente es un paso importante para ello, teniendo en cuenta las lecciones aprendidas con la competencia. 

>> Más información: Cultura de atención al cliente: ¿Su empresa aún no tiene una?

Próximos pasos…

En algunos casos no es necesario reinventar la rueda y construir de cero un proceso eficaz para agradar en la atención al cliente.

Observar y aprender de las buenas prácticas de los competidores puede ser un paso importante para mejorar el sector y garantizar la satisfacción del usuario a partir de la experiencia de estos competidores. 

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¿Ha reflexionado sobre la gestión de negocio?

Hubo una época en que la tecnología dentro de una empresa se dividía en dos categorías. Por un lado, la tecnología ligada al producto o al medio de producción, que era el foco de la empresa, las organizaciones con el nivel más alto de inversión en desarrollo de productos ganaban el frente en el mercado.

Por otro lado, la tecnología utilizada para la gestión del negocio. Esta era vista como mero instrumento, y recibía poca o ninguna atención. Entonces vino la transformación digital.

Hoy en día, la tecnología está en absolutamente todo. La forma en que la utiliza, incluso en los aspectos más pequeños de la empresa, puede tener un fuerte impacto en el resultado final. Sin embargo, hay que tener cuidado: eso no significa que usted debe adoptar cada novedad que aparece, y ni que la mejor solución es seguir el “flujo” establecido por otras empresas.

En vez de eso, la verdadera forma de lidiar con esta nueva era digital es a partir de una mirada estratégica. Es necesario planear para adoptar tecnologías que tengan sentido frente a las nuevas expectativas, patrones de consumo y perfil de clientes. Cada decisión debe basarse en hechos, datos y análisis, y no en pura especulación. Por lo tanto, volvemos a la cuestión del título: usted ha reflexionado sobre su negocio?

¿Está informado sobre las posibilidades?

Ya que el enfoque de nuestro post es en la relación entre toma de decisión y el cambio tecnológico en el mundo corporativo, el primer punto es que usted necesita estar bien informado sobre las posibilidades. A fin de cuentas, no es posible decidir si la empresa debe adoptar una nueva tecnología sin antes conocer cuáles son las alternativas disponibles.

Creedme, si usted no está bien atento a las tendencias, pronto se va a perder en medio de todas las novedades que surgen cada vez más rápido. La computación en nube ya no es más novedad. La realidad creciente y la realidad virtual son cada vez más comunes.

Wearable technology está acercando más hombres y máquinas, ya que ahora los aparatos electrónicos no se quedan en su bolsillo, sino en su muñeca. Con el internet en las cosas, todo, de televisores a heladeras, está conectado. Y estos son sólo algunos ejemplos.

En este punto, vale la pena recordar que el gestor responsable de TI (y que, por regla general, está encargado de las decisiones relativas a la tecnología para toda la empresa), no siempre es un profesional del área de TI. Por lo tanto, entender lo que cada posibilidad representa, en términos de inversión y retorno, va a exigir mucha investigación.

¿Usted conoce los objetivos estratégicos del negocio?

Estar a la par de las posibilidades es solamente una parte de su misión. Además, es necesario conocer y, aún más importante, entender, los objetivos estratégicos de la empresa. Esto es necesario porque la estrategia debe estar detrás de cada decisión de un gestor, no sólo en relación a la tecnología, sino a todos los aspectos del negocio.

¿Quieres ver un ejemplo? A primera vista, no tiene sentido adoptar un sistema de gestión de recursos humanos para una microempresa que tiene diez empleados o menos; el costo es alto, y no va realmente a hacer mucha diferencia en el día a día.

Sin embargo, si esta microempresa tiene planes de expandir el equipo a cincuenta empleados a medio plazo, es más interesante realizar la implementación del software, de modo que pueda ser probado y ya esté disponible cuando la expansión comience.

¿Se ha dado cuenta? Sólo un gestor que está familiarizado con la estrategia de la empresa (en corto, mediano y largo plazo) podría decidir si la tecnología en cuestión debería ser implementada o no.

¿Usted conoce a su cliente?

Así como la estrategia de la empresa, el cliente (su perfil, sus expectativas, sus necesidades) también influye en la toma de decisiones sobre la tecnología. A fin de cuentas, incluso la tecnología que se utiliza para procesos internos acaba produciendo algún impacto en la percepción del cliente sobre su empresa.

Un buen ejemplo es el uso de sistemas de help desk. Aunque su objetivo primario es organizar la atención al cliente, que muchas veces ni tiene conciencia de que ese sistema existe, el hecho es que posibilita más eficiencia. Como consecuencia, el cliente experimenta una mejor atención, y su satisfacción aumenta.

Saber que el cliente valoriza una atención eficiente, ágil en la resolución del problema, y ​​que esto afecta su satisfacción, es útil para determinar si usted debe o no implementar un sistema de help desk.

¿Está reflexionando sobre este escenario general?

Para cerrar, entonces, volvemos a la cuestión inicial.

No es por casualidad que nuestra pregunta es si usted está reflexionando. Como un artículo reciente del sitio CIO apuntó, gestores de éxito, como Warren Buffet, dedican la mayor parte de su tiempo a dos actividades: obtener y analizar información.

En medio de la complejidad de la tecnología contemporánea y del papel estratégico que ocupa para los resultados de las organizaciones, usted también debe dedicarse a esas actividades. Sólo con una reflexión consciente será posible tomar decisiones que realmente colaboren para la empresa, implementando las tecnologías correctas, en el
momento oportuno.

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