Existen riesgos a los cuales toda empresa está sujeta, independientemente del área de actuación. Uno de ellos es el riesgo de incumplimiento de pago de clientes. El proveedor de servicios de TI también puede sufrir este problema y, por lo tanto, es necesario saber cómo manejar la situación para revertirla.
Sin el pago de los clientes con el valor y en las fechas correctas, es su empresa la que terminará atrasada, sin los recursos para cubrir con los propios costos operativos. Y no necesitamos decir que el dinero es un asunto para ser tomado en serio.
Es importante señalar que, si el incumplimiento del pago ya se ha concretado, el proveedor de servicios de TI necesita adoptar buenas medidas para recuperar el valor que se le debe.
Mientras tanto, si el incumplimiento del pago sigue siendo sólo un riesgo no concretado, hay que tomar medidas de prevención. En ese post, vamos a hablar un poco sobre cada una de ellas.
>> Más información: ¡Necesitamos hablar sobre el presupuesto de TI!
Prevención del incumplimiento de pagos de clientes.
Hay tres medidas clave para que el proveedor de servicios de TI pueda evitar el incumplimiento de pago de los clientes. La primera se refiere a la política de ventas y crédito; la segunda, a la política de recepción; y la tercera, a la política de cobro.
1. Política de ventas y crédito.
Antes de realizar una venta, es necesario conocer al cliente; más específicamente, su perfil de crédito.
Esto incluye comprobar el historial financiero de él en su empresa, si ya tiene uno, o su puntuación de crédito en el mercado, utilizando los servicios apropiados para obtener esa información.
Si el cliente en cuestión tiene un perfil de riesgo, no quiere decir que usted debe rechazarlo.
Sin embargo, como precaución, es aconsejable intentar cerrar las ventas a la vista o, al menos, evitar cuotas y plazos de pago muy largos. Estos favorecen el incumplimiento del pago.
Es importante que todo el equipo de ventas de la empresa esté bien alineado con esta política.
De lo contrario, los vendedores pueden incluso vender a largo plazo para clientes que tienen deudas pendientes, profundizando aún más el problema del incumplimiento de pago.
2. Política de recepción.
Cuando usted simplifica esta política, evita los casos de incumplimiento de pago que son provocados por problemas puntuales.
Por ejemplo, si su forma de recibir pagos es usando medios que dependan de instituciones bancarias, pero, en la fecha de vencimiento, el banco tiene problemas con su sistema, algunos clientes inevitablemente se atrasarán.
La situación se va prolongando, pues el cliente no tiene tiempo de ir hasta el banco o usar el cajero electrónico para realizar el pago.
Por eso, es una buena idea ofrecer a los clientes diferentes medios de pago, dentro de las posibilidades de su empresa.
Las opciones son cada vez más variadas, para garantizar conveniencia a quien paga y seguridad a quien recibe.
3. Política de cobros.
En general, el sector de cobro de una empresa sólo se manifiesta cuando el incumplimiento del pago ya se concretó, pero, con una nueva política, se puede colaborar mucho para prevenir eso.
La sugerencia es que se realice un contacto cordial, en la forma de un recordatorio, cuando la fecha de vencimiento se aproxime.
Esta medida no solo ayuda a evitar los incumplimientos causados por la simple desorganización o el olvido, sino que también es una práctica a la que muchos clientes le dan la bienvenida. Al final, puede incluso ayudar a mejorar la relación y aumentar la satisfacción.
Recuperación de clientes que no pagan.
Ahora, vamos a presentar algunas sugerencias para que el proveedor de servicios de TI recupere el cliente que ya está atrasado, o mejor, recuperar el dinero que ese cliente le debe. Una vez más, tenemos tres consejos prácticos.
1. Pago de la deuda.
Si el motivo del incumplimiento es, de hecho, una dificultad financiera que el cliente está atravesando, exigir que la deuda sea pagada en las condiciones inicialmente combinadas no va a ayudar.
Es mucho mejor ofrecer cierta flexibilidad en las condiciones. Puede reconsiderar el valor de una nueva cuota de la cantidad total que se le debe, más flexible, o incluso desconsiderar ciertos intereses y multas, pero a su vez dejando claro la importancia y beneficios de efectuar el pago por los servicios que ofrece.
2. Método de cobro.
Algunas empresas dejan el tiempo pasar – mucho tiempo- antes de hacer el cobro.
Entonces, la deuda de un mes se mezcla con el pago del mes siguiente, que se convierte en una deuda aún mayor, y así se forma una “bola de nieve”. Por lo tanto, la recomendación es realizar el primer cobro poco después del vencimiento.
Además, siga una agenda para ponerse en contacto regularmente con los clientes que tienen pagos pendientes, hasta que las deudas sean pagadas.
Busque adoptar una frecuencia que mantenga el asunto en la mente del cliente, pero sin crearle una “persecución”. Siempre que realice un nuevo contacto, regístrelo en el historial de atención al cliente, en su propio sistema.
3. Negociación extrajudicial.
Si la negociación directa con el cliente no resuelve el problema, vale la pena buscar un mediador. Este profesional colabora para que las partes lleguen a un acuerdo formal, sin necesidad de recurrir a instancias legales y/o judiciales.
De esta manera, además de que la resolución sea más rápida, existe una buena oportunidad de encontrar una salida que beneficie a ambas partes.
Además, la conciliación y la mediación son formas de resolución de conflictos que permiten preservar la buena relación comercial con el cliente – lo que, en la mayoría de las veces, no sucede cuando se enfrentan ante una institución judicial-.
>> Más información: ¡Necesitamos hablar sobre experiencia online del cliente!
Recomendación final al proveedor de servicios de TI.
El incumplimiento de pagos de los clientes es un problema serio para las finanzas de su empresa.
Sin embargo, no se olvide que, incluso con deudas, todavía son clientes; por lo tanto, su prioridad debe ser adoptar con ellos la misma atención humanizada que está dedicada a cualquier otro.
De lo contrario, el daño puede ser mucho más grave: una mala reputación difícil, por no decir imposible de borrar.
¿Desea aprender otras medidas para que el proveedor de servicios de TI pueda evitar o revertir los casos de incumplimiento de pago de clientes?
¿O prefiere leer sobre la importancia y el uso de sistemas de help desk? Si estos temas son de su interés, no dejes de acompañar el blog de Milldesk y nuestros contenidos exclusivos!