Las reuniones de TI son uno de los grandes puntos de discusión dentro de las compañías, principalmente por el entendimiento de los funcionarios del gran número de reuniones, donde algunas de ellas ocurre la falta de foco, haciendo que sean improductivas.
Es común, por ejemplo, oír de estos colaboradores que algunas reuniones son desperdicios de tiempo, cuestionando la productividad durante esos compromisos profesionales.
Algunos errores comunes de las reuniones de TI y que pueden acabar con la productividad del equipo durante estos encuentros son desde la falta de una pauta específica hasta el hecho de invitar a participantes que no son esenciales en este momento.
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Errores en las reuniones de TI.
Las reuniones de TI son un gran desafío para todos los empleados, principalmente por los errores comunes que pueden acabar con la capacidad de ser productivos en ellas. Un punto importante es la capacidad de planificación antes de comenzar, principalmente con las elecciones correctas de las acciones y de lo que será discutido durante la reunión.
Algunos errores comunes son:
- Hacer una reunión de TI sin pautas;
- No saber cuál es el objetivo de la reunión de TI;
- Llamar a personas que no necesitarían estar presentes allí.
Netflix puede ayudarnos bastante cuando el asunto es el universo empresarial, enseñando cómo realizar reuniones de TI productivas y que garanticen que el equipo no se siente cansado ni improductivo con estos encuentros.
Siguiendo consejos de cómo hacer las pautas de las reuniones, definir un objetivo claro y llamar sólo a las personas necesarias, se puede garantizar la capacidad de ser productivo en las reuniones de TI.
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Consejos para garantizar la productividad en reuniones de TI.
Como las series de Netflix, las reuniones de TI pueden ser mucho más productivas cuando se presta atención a pequeños detalles, principalmente cuando se trae elementos presentes en el mundo empresarial y de negocios.
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1. Hacer una planificación para la reunión.
Entender el panorama de una reunión de TI y de cómo encontrar la mejor forma para que se ejecute requiere una buena planificación. Y esta es la primera cosa que hay que hacer para impactar positivamente el desarrollo de la reunión y traer buenos resultados a la misma.
Una buena planificación estratégica también parte de las definiciones antes, durante y después de la reunión de TI, como:
- Defina un horario para el inicio y el final de la reunión;
- Defina el objetivo de la reunión y cuál son los resultados esperados para la reunión después de su fin;
- Defina anticipadamente y asegúrese que los integrantes reciban la agenda de la reunión de TI, así como el papel de cada participante.
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2. El liderazgo y el trabajo en equipo
El aspecto principal es entender las habilidades de cada individuo del equipo y cómo potenciarlas en beneficio del grupo, principalmente en una reunión de TI.
Para que esto ocurra, es importante que las reuniones contengan sólo a las personas necesarias para esa discusión – para conseguir que cada uno consiga expresarse de forma satisfactoria y consiga llegar en un buen resultado de la discusión en sí.
Otro punto importante es el liderazgo durante la reunión de TI, sobre todo por quién propuso el encuentro.
No permitir conversaciones paralelas y la pérdida de enfoque son algunos de los ejemplos que el liderazgo debe ejercer para no perjudicar la productividad en las reuniones.
Además, la capacidad de sintetizar una pauta en un formato simple y centralizado, haciendo que la información esté disponible y de fácil acceso para todos.
Delegar tareas también es un paso importante en el liderazgo y en el trabajo en equipo, principalmente por el sentimiento de responsabilidad para los integrantes del grupo.
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3. Creatividad y enfoque en los resultados
La creatividad es una gran forma de transformar el ambiente de una reunión de TI, sirviendo tanto para capturar la atención de los participantes como para obtener mejores resultados e ideas para la solución de problemas.
Al final de la reunión, un resumen con lo que se discutió y los resultados obtenidos es una buena oportunidad para que la creatividad salga a la luz.
Y este resumen también muestra el enfoque en los resultados, sabiendo cuáles fueron las decisiones tomadas.
Sintetizar un acta de forma objetiva, con informaciones relevantes como decisiones, plazos y responsables y enviar a todos los participantes es una buena forma de mantener el control en la reunión de TI y enfocarse en lo importante para que la reunión de TI sea productiva.
¡Próximos pasos!
Las reuniones de TI son un tema delicado ante los empleados, principalmente debido a la dificultad que se siente en ser productivo en las reuniones.
Se incluyen entre reuniones anuales auqellas donde se muestran los resultados de la empresa, reuniones trimestrales donde se demuestran resultados en los trimestres y las reuniones semanales donde se ajusta el rendimiento del equipo y se trazan las metas, es importante siempre mantener la productividad en las reuniones de TI.
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