Antes de pasar a los problemas propiamente dichos de la gestión en TI, necesitamos tener claro en nuestras mentes el concepto de gestión en TI, ¿no es así?
Básicamente la gestión en TI busca asegurar el buen funcionamiento de TI y evitar interrupciones, sencillamente así, actúa para que los problemas no ocurran nunca más y involucra actividades desde la planificación, la ejecución, hasta el control.
Debemos subrayar que cuando nos referimos al control estamos hablando de la garantía de que la planificación será seguida y no simplemente demostrar los problemas ocurridos en la ejecución.
Las actividades cubiertas por la Gestión de TI son exhaustivas y contemplan todos los servicios, productos y la operación de TI.
La gestión en TI tiene la capacidad de acortar la distancia entre los problemas y sus soluciones, eso quiere decir que mientras el sector de TI se mantiene distante y poco accesible de los demás sectores del negocio, más los problemas crecen y se convierten en una bola de nieve.
Cada vez más los activos de TI están más presentes en las organizaciones y, si no son debidamente monitoreados, cuidados, pueden impactar directamente – y de forma negativa – en la gestión de recursos en las grandes empresas.
Es por eso que los activos necesitan estar bien administrados, de lo contrario, la organización correrá el riesgo de tener serios problemas.
La correcta gestión de activos de TI contribuye a la definición y el control de la infraestructura de la empresa, a través del mantenimiento de datos sobre el historial de todos los activos. También proporciona información precisa sobre problemas debido a incidentes o cambios y ayuda a la empresa a estar preparada para auditorías, de acuerdo con la legislación.
Conozca algunos de los principales impactos financieros que una gestión ineficiente de los activos de TI puede generar dentro de la organización.
Reducción de la productividad del equipo.
Otro punto que puede ser negativamente impactado por la falta de una gestión de activos de TI efectiva es la productividad del equipo, ya que los profesionales dependen de estos equipos para realizar sus tareas.
Si la gestión no se realiza correctamente, no es posible monitorearlos y acompañar fallas, por ejemplo, lo que perjudica el trabajo de los colaboradores y llevando incluso a largos períodos de inactividad, si hay alguna inestabilidad no prevista en hardware y software.
Gastos con compras innecesarias de hardware y software.
La gestión inadecuada de los activos de TI también puede llevar a adquisiciones innecesarias de equipos y soluciones tecnológicas (hardware y software).
Este tipo de compra generalmente termina siendo responsable de una gran pérdida de valor invertido no sólo por la adquisición, sino también por el mantenimiento de esos activos en la infraestructura de la organización.
Así, los recursos financieros se pierden en activos inútiles, mientras que la empresa acaba perdiendo la oportunidad de invertir en otras áreas del negocio.
Retorno sobre la inversión baja.
Una gestión ineficiente de los activos de TI imposibilita que los gestores identifiquen los beneficios y la forma de utilización de esos activos por las diferentes áreas dentro de la empresa y más, impide que tengan una visión clara de la contribución de los activos para la mejora de procesos en la compañía.
De esta forma, resulta difícil tomar buenas decisiones en relación a los hardwares y softwares adoptados por la empresa, es decir, haciéndolos generar valor y ofrecer un buen ROI (Return On Investment), ya que la información no es precisa.
Fragilidad y pérdidas, por fallas en la seguridad de la información.
Otro problema muy común en las empresas que no poseen una buena gestión de TI se refiere a cuestiones de seguridad.
Una gestión ineficiente simplemente no puede identificar el origen de las amenazas cibernéticas; Si son internas o externas, si son iniciadas por un virus o si las políticas de seguridad son ineficientes, por ejemplo.
De esta forma, toda la organización corre riesgos: los datos, los activos y las informaciones, además del propio presupuesto y de la imagen de la empresa en el mercado.
Este control es necesario, especialmente para indicar dónde están las fallas y cómo tomar medidas eficaces.
Muchas dificultades para reducir los costos.
Probablemente si en su empresa no se realiza la gestión de activos de TI, tal vez éste sea para muchos el principal motivo para empezar a hacerlo, pues, no efectuar el control adecuado de esos activos impide a la organización reducir costos, ya que dificulta la identificación de oportunidades para estos cortes.
Una cultura de reducción de costos inteligente visa buscar todo aquello que no es necesario o que ya no es más eficiente tecnológicamente para el funcionamiento del negocio.
Después de la identificación de estos detalles, se debe eliminar o pensar en nuevos formatos que transformen los problemas en algo funcional, haciendo posible gastar menos sin comprometer la productividad.
Muchas veces, principalmente cuando hablamos de activos de TI, las empresas gastan mucho más que necesitan por no tener una buena gestión de activos eficiente, que sea capaz de monitorear y acompañar todos los procesos, movimientos, depreciación y funcionalidad de su inventario de Tecnología e Información.
Infracción de los derechos de uso, utilización inadecuada del software y mucho dolor de cabeza.
Una empresa que no gestiona adecuadamente sus activos de TI acaba utilizando mal el software adquirido, infringiendo los derechos de uso establecidos en la licencia.
De esta forma, la empresa está sujeta a auditorías y al pago de multas que pueden ser bien saladas.
Un estrés totalmente innecesario y que puede ser evitado, basta adoptar simples medidas que garanticen el control del uso de esas tecnologías en la corporación.
Seguimiento inadecuado de la vida útil de los activos.
Con el transcurrir del tiempo, los hardwares y el software pasan a tener un rendimiento reducido y se vuelven obsoletos.
Pero para identificar esto, la empresa necesita hacer una gestión eficiente, percibiendo la hora correcta de cambiar los activos, sobre pena de ser impactada negativamente, si no se hace adecuadamente y a tiempo, genera pérdidas financieras, en lugar de beneficios.
Desinformación y falta de comunicación con el usuario en caso de falla.
Los usuarios son los que más sufren con la falta de gestión eficiente de los activos de TI, ya que generalmente sienten en la práctica los efectos de la ausencia de esta práctica al soportar por ejemplo un error en el servidor.
La gestión adecuada de los activos de TI, hace posible incluso anunciar un error en el servidor antes de que ocurra, lo que, por ejemplo, evita que los usuarios abran tickets en la herramienta de Help Desk.
Una buena gestión de los activos de TI mantiene la empresa alineada a las exigencias del mercado y de la legislación, además de optimizar los procesos internamente, promoviendo la mejor utilización de la infraestructura de TI.
¿Todavía tiene alguna duda sobre los beneficios de esta práctica? ¡Manos a la obra!