Imagínese, después de dedicar semanas o meses en la evaluación de diferentes opciones de software de gestión para soporte o mesa de ayuda y ver los beneficios que cada uno puede ofrecer, llega el momento en que el gestor o persona encargada de la decisión de la empresa comienza a preguntarse cuál sería la mejor manera de medir el retorno de esta inversión valiosa que están a punto de realizar.
Cuando no hay argumentos claros de este desembolso de los fondos, el proyecto de implementación de un software de gestión puede hasta mismo venirse abajo, incluso si alguien ha estado trabajando laboriosamente para el proceso de evaluación de diferentes sistemas que se ofrecen en el mercado.
Esto puede ser considerado normal hasta cierto punto, ya que, cualquier ejecutivo, director, empresario, necesita saber con certeza que la inversión a realizar valdrá cada centavo y principalmente si será recuperado satisfactoriamente y cuanto como antes.
Y nosotros de Milldesk sabemos cómo este tipo de situación puede ser delicada, por lo tanto, en este artículo queremos hablar de algunos buenos indicadores para medir el retorno de la inversión en un sistema de gestión de atención al cliente.
Con estos criterios tendrá más seguridad y confianza para dar el siguiente paso y llevar su negocio a nuevos niveles de competitividad en el mercado.
Antes de comenzar con los beneficios reales, cabe adicionar una pequeña observación; aquí en Milldesk somos una empresa con amplia experiencia en software de gestión de Help Desk/Service Desk y respiramos soporte en nuestro día a día.
Una gran cantidad de casos de éxito, de clientes satisfechos nos respaldan.
Y gracias a toda esta experiencia que le podemos decir que la mejor manera de medir el retorno de la inversión en un software de gestión de Help Desk es a través de los resultados que esta herramienta ayuda a su empresa a lograr.
Obviamente hay algunas áreas clave en las que podemos observar el principio de los beneficios de un buen sistema de gestión de soporte y sin más preámbulos vamos a hablar de ello:
Seguridad de los datos.
Es esencial que un software de gestión que se precie por la seguridad e integridad de la información. Los datos del cliente deben permanecer en condiciones de seguridad y nada puede ser perdido.
Control total: métricas, informes, etc.
Cuantificar y gestionar la calidad de la atención es complejo, pero con la herramienta adecuada es simple y preciso, presenta valores e informes del tiempo de respuesta inicial, el número de contactos hasta la solución de cada caso, el tiempo de atendimiento total por cliente y más.
Mayor organización.
Un sistema de soporte debe permitir visualizar históricos, datos de clientes, comentarios, base de datos, etc., en un solo lugar, accesible por cualquier agente. Garantía de organización y agilidad en el atendimiento.
Análisis y recolección de datos.
En la apertura de solicitudes, por ejemplo, la herramienta tiene que ofrecer medios que hacen posible la captura de los datos necesarios para que haya una mejor catalogación permitiendo también requisitos de informaciones distintas para productos diferentes del catálogo.
Esta flexibilidad en la creación de un formulario para la apertura de solicitudes permite que el sistema pueda resolver las particularidades de cada negocio junto con otras áreas de TI.
Las ganancias en la productividad.
La herramienta tiene que contribuir y aumentar la productividad. Si es posible, por ejemplo, visualizar la distribución de solicitudes y atendimientos entre los miembros del equipo, mucho mejor.
Después de todo, entre otras posibilidades, permite al gerente ver si el tiempo está siendo bien gastado y usado por igual por todos.
Rapidez y asertividad en la toma de decisiones.
Con la puesta en común de datos, la información se vuelve más fiable.
Por lo tanto, puede tener más rápido y con mejor calidad la toma de decisiones, lo cual no sería posible sin el software de gestión.
Como resultado, los ticketsy las soluciones de los problemas se pueden desarrollar de acuerdo a cada circunstancia.
Reducción de costos.
Milldesk, por ejemplo, se basa en las mejores prácticas de ITIL, que contribuyen a que el soporte de su mesa de ayuda sea mucho más eficiente.
Y dentro de medio plazo proporciona la economía de costes innecesarios, la reducción del retrabajo, optimización del tiempo de los servicios, entre otros beneficios.
Reducción de los fallos y errores.
Cualquiera que sea la zona, sea cual sea el objetivo que se persigue, software de gestión estandariza el trabajo realizado por los empleados, por lo tanto, los procesos están automatizados y optimizados, lo que permite a todos un mayor enfoque en lo que realmente es una prioridad.
Del mismo modo, los equipos pueden manejar las demandas de manera más efectiva, como resultado, habrá una reducción considerable de los fallos y errores que suelen considerarse básicos, primarios.
La satisfacción de sus usuarios y clientes.
Un alto nivel de servicio es fundamental para la lealtad, y eso significa realizar la atención al cliente lo más personal posible, lo más rápido posible y llevando la eficiencia al extremo, que sólo es posible a gran escala con la ayuda de un buen software de gestión.
Los mejores sistemas de gestión de soporte, por ejemplo, ayudan a aumentar el nivel de satisfacción de sus usuarios, lo que acaba siendo una ventaja competitiva, que por su vez se materializa en mayores oportunidades de ventas y crecimiento para el negocio.
Con Milldesk como socios de su empresa, puede estar seguro que su negocio obtendrá no solo eso, sino muchos otros beneficios e indicadores positivos y su investimiento valdrá cada gasto.
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