La interrupción de los servicios de TI puede producirse cuando menos se lo espera y tener un plan para afrontarla le ayudará a ponerse en modo de respuesta para rectificar la situación sin problemas.
Según una investigación sobre el impacto de las interrupciones de los servicios de TI en 2019, el 96% de las organizaciones han experimentado al menos una interrupción en los tres años anteriores.
A veces, cuando los sistemas se caen, puede pasar un tiempo hasta que todo vuelva a funcionar.
Otras veces, sin embargo, puede ser un proceso extremadamente lento y los sistemas pueden estar fuera de servicio durante un largo periodo de tiempo.
Y ahí radica quizás uno de los mayores problemas.
El tiempo de inactividad como resultado de las interrupciones puede causar problemas de productividad, pérdida de ingresos, daños a la reputación, fallos en el cumplimiento de la normativa e incluso fracasos empresariales.
Actuar con rapidez para comunicarse eficazmente con otros empleados de la organización, en el caso de los proveedores de servicios informáticos internos, o con los clientes, en el caso de los externos, puede ayudar a mitigar algunos de los efectos negativos del tiempo de inactividad.
Pasos para crear un plan de comunicación de interrupción de servicios de TI.
Conozca los pasos que debe dar para comunicar rápidamente un fallo del sistema:
1. Tener una estrategia preparada de antemano.
Dedique algún tiempo a desarrollar un plan que pueda seguir si ocurre que los sistemas utilizados en su negocio o los de sus clientes se caen.
Debe tener planes para diferentes escenarios, por ejemplo, fallo de hardware, virus informático.
Cuando se produzca el apagón, podrá revisar los planes y ajustarlos para que reflejen los detalles de la situación real a la que se enfrenta.
2. Prepare con antelación plantillas de comunicación sobre la interrupción del servicio de TI.
Además de tener una estrategia preparada de antemano, tenga listas las plantillas de comunicación de la interrupción del servicio de TI.
Y, preferiblemente, que puedan rellenarse sólo con la información relevante para el evento, de modo que se ahorre un tiempo valioso durante una crisis.
3. Equipo de primera línea: conecta los puntos.
Nadie es una isla y esto es mucho más cierto cuando se trata de la aparición de un problema, un incidente o una crisis.
En cuanto tenga conocimiento de un problema, informe a su equipo de primera línea, por ejemplo, al servicio técnico, al personal del centro de llamadas e incluso a los gestores de las redes sociales, si procede.
Aunque los equipos encargados de responder no tengan una idea exacta de cuándo se restablecerán los servicios interrumpidos, pueden estar preparados para un mayor volumen de solicitudes.
Siga informándoles a medida que vaya conociendo la situación, por ejemplo, cuando tenga un plazo estimado de restablecimiento del servicio.
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4. Interrupción de los servicios informáticos internos: comuníquese con los empleados.
Dependiendo de qué partes de su infraestructura o sistemas se vean afectados, puede mantener a su personal informado con el uso de alertas que todo buen sistema de Help Desk tiene, para aliviar la presión del equipo de soporte técnico.
En Milldesk el técnico puede configurar un mensaje de anuncios y hacer que aparezca según la configuración del departamento o solicitante.
Y en cuanto el usuario se conecte al sistema Milldesk, aparecerá en la pantalla una ventana emergente de advertencia que garantiza la participación inmediata de las personas.
5. Interrupción del servicio informático externo: Comuníquese con los clientes.
Si es apropiado, dependiendo de su negocio, y si todavía puede acceder a su sitio web o a los canales de las redes sociales, informe a sus clientes que está experimentando dificultades y, especialmente, infórmeles sobre la reanudación de los servicios.
Si el suyo está inactivo, considere un mensaje de error personalizado.
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6. Cambiar los mensajes automáticos.
Si el centro de llamadas o los solicitantes de asistencia técnica suelen ser recibidos con un mensaje automatizado, considere la posibilidad de cambiarlos para reflejar la situación de la interrupción e indicar el tiempo estimado de restauración.
Cómo utilizan nuestros clientes Milldesk para ayudar en las comunicaciones de interrupción de servicios de TI.
Milldesk cuenta con clientes de diversos sectores que utilizan nuestro software para enviar información a sus empleados cuando se produce una interrupción del servicio informático.
- En Milldesk el técnico puede configurar un mensaje de anuncios y hacer que aparezca según la configuración de departamento o solicitante.
- En cuanto el usuario se conecta al sistema Milldesk, aparece una ventana emergente en la pantalla que advierte de la interrupción de los servicios informáticos, lo que garantiza que se avise inmediatamente a las personas afectadas por el problema.
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Esta situación es muy perjudicial y a menudo conduce a la desorganización y a la acumulación de actividades.
No olvide que estos sistemas también optimizan las inversiones financieras realizadas, ya que tiene autonomía para controlar el uso y el rendimiento de cada empleado.
Una gran solución para las llamadas de TI unifica el equipo y proporciona las herramientas necesarias para garantizar la seguridad de la información y el crecimiento profesional.
Y cuando hay algún tipo de interrupción de los servicios informáticos es el aliado perfecto para calmar los ánimos.
